BIENVENUE CHEZ L’ÉTAT
Démarche socio-design pour co-construire la future maison de l'état de Limoux
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MAISON DU DÉPARTEMENT
Comment accompagner des changements organisationnels au sein d’une administration de l’état en définissant collectivement les modes de coopération et de mutualisation des différents services de celle-ci ?
BIENVENUE CHEZ L’ÉTAT
Démarche socio-design pour co-construire la future maison de l'état de Limoux
La Sous-Préfecture de Limoux nous a sollicité dans le but de co-construire l’offre de services de la future maison de l’Etat. Les services concernés par ce travail étaient, la DDTM (Direction Départementale des Territoires et de la Mer), CIO (Centre d’information et d’orientation), ainsi que les présents services de la Sous-Préfecture. Afin de répondre au mieux aux enjeux de ce projet innovant, nous avons appliqué notre méthodologie socio-design permettant de travailler simultanément sur l’analyse et la créativité afin de coconstruire des solutions efficientes et désirables. De ce fait, nous avons impliqué l’ensemble des acteurs qui vont vivre la transformation en faisant des allers-retours réguliers entre les deux leviers principaux de la pensée innovante : la compréhension analytique du présent et l’imagination prospective du futur. Notre travail a avancé en s’appuyant systématiquement sur l’expérience de ceux qui vivent et de ceux qui font le service pour appréhender l’existant et se projeter dans des scénarios alternatifs pour le futur. Cette enquête qualitative permit de révéler des signaux faibles témoignant d’une problématique, d’une attente ou d’un besoin. La force de proposition créative, et les pas de côté incessants, engagent une démarche de recherche de solutions innovantes répondant simultanément à l’identification des besoins et des attentes. Par l’intermédiaire d’observations, d’entretiens, d’outils d’enquête innovants, et d’ateliers, nous avons fait participer plusieurs futurs utilisateurs des bâtiments, usagers, agents, direction, partenaires extérieurs, et élus, à la co-construction, dans sa globalité, de la maison de l’état. Ce travail a abouti à la création de 3 scénarios d’usages différents donnant lieu à un plan d’usage final du RDC, combinant certaines spécificités retrouvées dans les 3 cas.
Livrable(s)
Collaborateur(s)
Client(s)
Atelier 1 : Facilitation, médiation, promotion des actions de l'Etat
Dans cet atelier, les participants ont :
- cherché à identifier les actions de l’Etat pour lesquelles il serait utile d’améliorer la qualité de l’information ou la valorisation par la communication ;
- cherché des idées d’améliorations concrètes à apporter à la communication de l’Etat.
Atelier 2 : Citoyenneté, orientation et jeunesse
Comme l’indique son titre, cet atelier a été consacré aux jeunes. Nous avons donc constitué le groupe de participants en invitant en premier lieu les principaux concernés, des collégiens et des lycéens. Avec les autres participants adultes ils ont pu :
- co-construire des innovations pour répondre à la question de l’amélioration de l’orientation
- co-construire des innovations pour répondre à l’enjeu du développement du sentiment d’appartenance à la Nation.
Atelier 3 : Comment garantir le bien-être des agents et des usagers à la MDE
Les participants à cet atelier devaient suivant quatre axes de travail cités ci-dessous, imaginer des idées permettant de favoriser le bien-être des agents. Les quatre axes étaient :
- Coopérer sereinement
- Être managé avec de l’autonomie
- Se concentrer dans sa tâche
- Se détendre
Atelier 4 : Maquettage de scénarios d'accueil pour la MDE
Pour ce dernier temps de co-conception, les participants devaient prototyper l’accueil de la MDE idéale. Trois scénarios ont été maquettés :
- L’accueil comme un où l’usager est autonome
- L’accueil comme un tiers-lieu multi-fonctions
- L’accueil comme un lieu ressource de promotion des actions de l’Etat
PHASE 3 : FORMATION-ACTION
L’objectif de cette formation-action (dernière étape de notre travail) était :
- de comprendre les besoins « inter » services
- d’analyser les controverses « inter » services.
- d’améliorer ou d’amorcer la transversalité et la communication
- de faciliter les tâches de l’agent d’accueil.
- de co-concevoir l’élaboration du plan d’usage du second étage de la futur MDE.