Design de service & innovation sociale

MAISON DU DÉPARTEMENT

Démarche de co-conception de la future maison du département et du Centre médicosocial du Grésivaudan

Comment améliorer l’accueil et le parcours de l’usager au sein de la future maison de département et du centre médico-social du Grésivaudan tout en mettant en synergie les services du département à travers la mutualisation de l’accueil et d’espaces de travail et d'interaction ?

MAISON DU DÉPARTEMENT

Démarche de co-conception de la future maison du département et du Centre médicosocial du Grésivaudan

Conseil Général d'Isère / de Février à Mai

La Direction performance et modernisation du département d’Isère nous a confié l’AMU (assistance à maîtrise d’usage) concernant la préfiguration de l’organisation et des usages du futur bâtiment de la maison du département du Haut Grésivaudan. Ce bâtiment regroupera d’ici 2020 – 2021 six services du département ainsi qu’un centre médico-social. Ce travail de co-conception réalisée en amont de la programmation architecturale a permis de définir avec les agents, les élus, et les usagers, différents scénarios d’aménagement. Chacun de ces scénarios montrent des pistes concrètes pour les fonctions du bâtiment, son organisation spatiale ainsi que ses modalités de mutualisation d’espaces et de ressources entre services. L’importance de l’accueil et de l’expérience d’attente que cette dernière procure y a aussi été questionnée. Ces trois scénarios formulés sous forme de plan d’usage, traduisent des évolutions possibles de l’organisation du travail au sein de l’administration.  Ils ont également servi d’outils d’aide à la décision pour les élus. Certaines caractéristiques des scénarios ont été réunies en vue de définir un cap stratégique pour l’évolution des pratiques au travail dans leur administration. Au-delà des aspects spatiaux et organisationnels ce projet a eu un grand impact dans l’accompagnement au changement des agents du département ayant suivi la démarche.

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Phase 1 : Immersion

L’immersion a permis de déceler certains besoins au sein de la répartition spatiale ainsi que des besoins répondant à des usages spécifiques. Ceci nous a amené sur différentes pistes d’amélioration comme la notion de coulisse / scène posant la question de ce qui peut ou non être montré au public. Mais aussi la question de la mutualisation des espaces, à laquelle une représentation négative ainsi qu’une difficulté à se projeter s’est manifestée. Il a donc été nécessaire d’amorcer une démarche d’accompagnement concernant principalement l’enjeu de la mutualisation des espaces, afin de faciliter la projection des agents en montrant ce que les espaces mutualisés peuvent avoir de positifs sans en minimiser les éventuels aspects négatifs.

Phase 2 : Ateliers

Durant le premier atelier, une remise en question sur la définition du bien-être au travail a permis de mettre en synergie l’ensemble des services afin d’aborder la mutualisation des espaces de manière plus sereine.

Car l’objectif était d’aborder tous les enjeux liés à la mutualisation, prenant en compte aussi bien l’organisation et le fonctionnement en interne mais aussi les futurs professionnels qui vont travailler dans le lieu, sans oublier les usagers, afin d’aboutir à des solutions optimales. Ces différents temps ont permis de maquetter divers scénarios d’usage possibles de l’accueil comprenant l’expérience de tous les usagers, en particulier ceux des services sociaux, lors du dernier atelier de co-construction. Suite à ces ateliers, le développement de 3 scénarios, sous forme de plans d’usage, furent réalisés par nos soins.

Phase 3 : Forum-expo

 

Un forum-expo fut organisé afin de restituer et de rendre visible les résultats du projet à l’ensemble des participants. L’objectif étant de faire réagir les participants sur les 3 scénarios imaginés ainsi que sur les concepts proposés.

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