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MAISON DU DÉPARTEMENT

Démarche de co-conception de la future maison du département et du Centre médicosocial du Grésivaudan

Comment améliorer l’accueil et le parcours de l’usager au sein de la future maison de département et du centre médico-social du Grésivaudan tout en mettant en synergie les services du département à travers la mutualisation de l’accueil, d’espaces de travail et de fonctions ?

MAISON DU DÉPARTEMENT

Démarche de co-conception de la future maison du département et du Centre médicosocial du Grésivaudan

Conseil Général d'Isère / de Février à Mai

La Direction performance et modernisation du département d’Isère nous a confié la tâche de préfigurer l’organisation et les usages de son future bâtiment, la maison du département du Haut Grésivaudan. Ce bâtiment regroupera d’ici 2020 – 2021 six services du département et notamment un centre médico-social. Cette démarche de co-conception réalisée en amont du travail de programmation architectural à permis de définir collectivement avec les agents, les élus, et les usagers différents scénarios d’aménagement. Chacun de ces scénarios nous a permis d’apporter des réponses concrètes pour les fonctions du bâtiment, son organisation spatiale ainsi, ses modalités de mutualisation d’espaces, de ressources entre services ainsi que l’importance de l’accueil et de son expérience d’attente multi-usages. C’est trois scénarios, sous forme de plan d’usage, traduisent en terme d’aménagement, une évolution plus ou moins importante de l’organisation du travail au sein de l’administration. Ces scénarios ont servi également d’outils d’aide à la décision pour les élus, leur permettant de combiner certaines caractéristiques de chaque scénario et de définir un cap stratégique pour l’évolution des pratiques au travail dans leur administration. Au delà des aspects spatiaux et organisationnels ce projet à eu un grand impact dans l’accompagnement au changement des agents du département ayant suivi la démarche.

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Phase 1 : Immersion

L’immersion à permis de déceler certains besoins au sein de la répartition spatiale ainsi que des besoins répondant à des usages spécifiques. Ceci nous a amené sur différentes pistes d’amélioration comme la notion de coulisse / scène posant la question de ce qui peut ou non être montré au public. Mais aussi la question de la mutualisation des espaces, à laquelle une représentation négative ainsi qu’une difficulté à se projeter s’est manifestée. Il a donc été nécessaire d’amorcer une démarche d’accompagnement concernant principalement l’enjeu de la mutualisation des espaces, afin de faciliter la projection des agents en montrant ce que les espaces mutualisés peuvent avoir de positifs sans en minimiser les éventuels aspects négatifs.

Phase 2 : Ateliers

Durant le premier atelier, une remise en question sur la définition du bien-être au travail à permis de mettre en synergie l’ensemble des services afin d’aborder la mutualisation des espaces de manière plus sereine.

Car l’objectif était d’aborder tous les enjeux liés à la mutualisation, prenant en compte aussi bien l’organisation et le fonctionnement en interne mais aussi les futurs professionnels qui vont travailler dans le lieu, sans oublier les usagers, afin d’aboutir à des solutions optimales. Ces différents temps ont permis de maquetter divers scénarios d’usage possibles de l’accueil comprenant l’expérience de tous les usagers, en particulier ceux des services sociaux, lors du dernier atelier de co-construction. Suite à ces ateliers, le développement de 3 scénarios, sous forme de plans d’usage, furent réalisés par nos soins.

Phase 3 : Forum-expo

 

Un forum-expo fut organisé afin de restituer et de rendre visible les résultats du projet à l’ensemble des participants. L’objectif étant de faire réagir les participants aux 3 scénarios radicaux ainsi qu’aux concepts proposés.

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