Une première phase intitulée « COMPRÉHENSION DE NOS MÉTIERS » a permis de résumer et de visualiser les champs d’action ainsi que les compétences de chaque service. Elle avait aussi pour objectif de permettre l’échange entre les différents participants qui ont été amenés à s’exprimer sur ce qu’est un ESA, un SAAD et un SSIAD. Les visions et les opinions de chacun se sont confrontés en vue de proposer une définition la plus complète possible des services questionnés. Le deuxième temps nommé « COORDINATION DE NOS SERVICES » a réuni les participants pour les faire travailler en binôme. Ils devaient imaginer la création de systèmes internes favorisant la coordination et la collaboration entre les différents services en question. Cette demi-journée se termina par une dernière phase de co-conception appelée « COLLABORATION DE NOS SERVICES ». Cette étape avait deux objectifs. Le premier était de montrer par la voix des participants, les valeurs ajoutées de cette coordination pour les bénéficiaires et les aidants. Le deuxième objectif, quant à lui, devait amener les participants à imaginer de nouveaux packages de service entre le personnel des services du pôle gérontologique et les bénéficiaires.

Suite à ce premier atelier orienté sur la “sensibilisation” à une démarche de design collaboratif, la demi-journée du 18 novembre était plus opérationnelle en lien avec les objectifs de communication. Il s’agissait de bien identifier les différentes actions menées par les services du pôle en vue de les mapper sous forme d’un organigramme global. Ce mappage a été par la suite résumé par un nuancier et une brochure permettant de structurer la communication. Ces deux supports permettent de présenter rapidement le pôle et offrent une vision globale de tous les services que celui-ci propose. Cet atelier s’est clôturé par la réalisation d’une petite présentation vidéo du pôle gérontologique. « METTRE À PLAT NOS DIFFÉRENTS SERVICES » a permis d’engager avec les participants un travail collectif sur la composition globale du pôle gérontologique. Ils devaient identifier les actions de chaque service puis mapper les interactions avec le bénéficiaire, le pôle gérontologie et le réseaux des professionnels. Une cartographie des services du pôle gérontologique a été réalisée montrant ses services, son personnel, ses partenaires et les valeurs ajoutées pour le bénéficiaire. Cette étape était la continuité de l’action menée dans l’atelier du 10/11. Elle permet d’améliorer ce qui a été généré en amont et d’avoir, pour les acteurs présents et pour les autres professionnels, une vision globale de ce qu’est le pôle.

L’étape 2 baptisé « STRUCTURER L’OFFRE DU PÔLE GÉRONTOLOGIQUE » avait pour but de synthétiser le travail de l’étape précédente pour la retranscrire sur des supports internes et externes appropriables et compréhensibles par le personnel des services et les bénéficiaires. Un nuancier a été créé : support destiné aux salariés du pôle pour leur permettre de présenter l’ensemble du pôle gérontologique, c’est-à-dire ses services, les activités qu’ils proposent et les équipes qui leur sont rattachées.. Des brochures ont été imaginées par les participants en vue de présenter sur un support papier le pôle gérontologique. Ce support devait être explicite et adapté afin de pouvoir être déposé chez des partenaires ou des bénéficiaires. Le fond et la forme ont été traités bien que la commande s’arrêtait au contenu. Puis pour les plus courageux, l’étape 3 nommée « PRÉSENTER EN UNE MINUTE LE PÔLE GÉRONTOLOGIQUE ». Cette dernière avait pour objectif de présenter le pôle gérontologique sous un court format vidéo. Les participants, en duo, devaient présenter le pôle gérontologique ainsi que ses principales fonctions et avantages grâce aux informations et au travail fait en amont. Ces vidéos peuvent être utilisées dans une communication interne et/ou externe.